THÔNG BÁO
QUY TRÌNH XUẤT HÀNG TẠI KHO XĂNG DẦU QUY NHƠN
Kể từ ngày 01.10.2012, Công ty Xăng dầu Bình Định (Petrolimex Bình Định) chính thức vận hành chương trình quản trị nguồn lực doanh nghiệp theo chuẩn SAP-ERP. Khi vận hành chương trình này sẽ có một số thay đổi liên quan đến quy trình lập thủ tục và xuất bán hàng tại Kho Xăng dầu Quy Nhơn - thuộc Petrolimex Bình Định Bình định.
Quy trình xuất hàng cụ thể như sau:
1. Đối với xuất bán nội địa (bán buôn/Tổng đại lý/đại lý) và xuất khẩu (tái xuất):
1.1- Khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng gửi đơn hàng trực tiếp về Phòng Kinh Doanh – Công ty xăng dầu Bình Định (như trước đây). Căn cứ đơn đặt hàng, Phòng kinh Doanh sẽ phát hành “Lệnh xuất kho” (mẫu 1) và giao cho người đại diện được uỷ quyền hợp lệ bằng văn bản của khách hàng để nhận hàng và giao cho phương tiện vận tải của khách hàng đến Kho xăng dầu Quy Nhơn của Công ty xăng dầu Bình Định để nhận hàng. Nếu ở trạng thái kinh doanh bình thường thì “Lệnh xuất kho” có giá trị nhận hàng trong giờ làm việc của ngày phát hành “Lệnh xuất kho”. Trường hợp khi có quyết định thay đổi giá bán lẻ của Giám đốc Công ty thì các “Lệnh xuất kho” chưa nhận hàng đều bị huỷ bỏ. Công ty sẽ thu hồi lệnh cũ và phát hành lệnh mới theo giá bán mới nếu khách hàng có yêu cầu.
1.2- Tại Kho xăng dầu Quy Nhơn, sau khi kiểm tra tính hợp lệ của “Lệnh xuất kho” do đại diện phương tiện vận tải xuất trình. Các bộ phận của Kho xăng dầu Quy Nhơn sẽ phát hành“Tích kê xuất hàng đường bộ” (mẫu 2) và xuất hàng cho từng phương tiện vận tải như quy trình hiện hành.
1.3- Khi phương tiện vận tải nhận hàng xong, bộ phận làm thủ tục xuất hàng tại Kho xăng dầu Quy Nhơn sẽ cập nhật các thông tin liên quan đến chuyến hàng như: tỷ trọng; nhiệt độ; số lượng xuất thực tế; chênh lệch tấm mức; số niêm chì… như hiện hành. Đồng thời in “Hoá đơn giá trị gia tăng” (mẫu 3) hoặc hoá đơn xuất khẩu (mẫu 4), đại diện hợp pháp người mua và người bán ký ghi rõ họ tên, đóng dấu và giao cho người đại diện phương tiện vận tải của khách hàng (liên 2). Các liên còn lại của“Hoá đơn giá trị gia tăng” đính kèm “Lệnh xuất kho” và báo cáo tổng hợp xuất hàng trong ngày gửi về Công ty hạch toán và lưu trữ như hiện hành.
Ghi chú:
- Trên một “Lệnh xuất kho” hoặc một “Hoá đơn giá trị gia tăng” có thể in một hoặc nhiều mặt hàng. Riêng “Tích kê xuất hàng bằng đường bộ” có thể in nhiều tích kê từ một lệnh xuất hàng và mỗi tích kê chỉ in cho một mặt hàng. Sau khi hoàn tất quy trình nhận hàng, người giám sát phải ghi thêm các thông số về tình trạng niêm chì của phương tiện vận tải trên tích kê xuất hàng (trên phần mềm in tích kê không có mục này).
- Quy trình kiểm soát về giá cả và công nợ của khách hàng vẫn do hai phòng Kinh Doanh và Kế toán phối hợp thực hiện như bình thường và tuân thủ đúng quy trình vận hành SAP trước khi phát hành “Lệnh xuất kho”. Thủ trưởng hai phòng Kinh Doanh và Kế toán trực tiếp ký phê duyệt lệnh và đóng dấu thừa uỷ quyền của Giám đốc Công ty.
- Khi tập hợp báo cáo xuất hàng hàng ngày tại kho vẫn phải thống kê riêng xuất bán nội địa (bán buôn/Tổng đại lý/đại lý) và xuất khẩu (tái xuất) như hiện hành.
2. Đối với xuất di chuyển nội bộ Công ty và di chuyển nội bộ ngành:
2.1- Khi có nhu cầu nhận hàng, khách hàng gửi đơn hàng trực tiếp về Phòng Kinh Doanh – Công ty xăng dầu Bình Định (như trước đây). Căn cứ đơn đặt hàng, Phòng kinh Doanh sẽ phát hành “Lệnh xuất kho kiêm điều động” (mẫu 5) và giao cho người đại diện được uỷ quyền hợp lệ bằng văn bản của khách hàng để nhận hàng và giao cho phương tiện vận tải của khách hàng đến Kho xăng dầu Quy Nhơn của Công ty xăng dầu Bình Định để nhận hàng. Lệnh xuất kho kiêm điều động có giá trị nhận hàng trong giờ làm việc của ngày phát hành Lệnh xuất kho kiêm điều động.
2.2- Tại Kho xăng dầu Quy Nhơn, sau khi kiểm tra tính hợp lệ của “Lệnh xuất kho kiêm điều động” do đại diện phương tiện vận tải xuất trình. Các bộ phận của Kho xăng dầu Quy Nhơn sẽ phát “Tích kê xuất hàng đường bộ” (mẫu 2) và xuất hàng cho từng phương tiện vận tải như quy trình hiện hành.
2.3- Khi phương tiện vận tải nhận hàng xong, bộ phận làm thủ tục xuất hàng tại Kho xăng dầu Quy Nhơn sẽ cập nhật các thông tin liên quan đến chuyến hàng như: tỷ trọng; nhiệt độ; số lượng xuất thực tế; chênh lệch tấm mức; số niêm chì … như hiện hành. Đồng thời in “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” (mẫu 6), sau đó đại diện hợp pháp của đơn vị nhập hàng và đơn vị xuất hàng ký ghi rõ họ tên, đóng dấu và giao cho người đại diện phương tiện vận tải của khách hàng (liên 2). Các liên còn lại của “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” đính kèm “Lệnh xuất kho kiêm điều động” và báo cáo tổng hợp xuất hàng trong ngày gửi về Công ty hạch toán và lưu trữ như hiện hành.
Ghi chú:
- Trên một “Lệnh xuất kho kiêm điều động” hoặc một “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” có thể in một hoặc nhiều mặt hàng. Riêng “Tích kê xuất hàng bằng đường bộ” có thể in nhiều tích kê từ một lệnh xuất hàng và mỗi tích kê chỉ in cho một mặt hàng. Sau khi hoàn tất quy trình nhận hàng, người giám sát phải ghi thêm các thông số về tình trạng niêm chì của phương tiện vận tải trên tích kê xuất hàng (trên phần mềm in tích kê không có mục này).
- Quy trình kiểm soát về tồn kho và công nợ của các Cửa hàng xăng dầu trực thuộc vẫn do hai phòng Kinh Doanh và Kế toán phối hợp thực hiện như bình thường và tuân thủ đúng quy trình vận hành SAP trước khi phát hành “Lệnh xuất kho kiêm điều động”. Thủ trưởng phòng Kinh Doanh trực tiếp ký phê duyệt lệnh và đóng dấu thừa uỷ quyền của Giám đốc Công ty.
- Khi tập hợp báo cáo xuất hàng hàng ngày tại kho vẫn phải thống kê riêng xuất di chuyển nội bộ Công ty và xuất di chuyển nội bộ ngành như hiện hành.
- Khi có sự thay đổi giá bán lẻ của Giám đốc Công ty, Kho xăng dầu Quy Nhơn sẽ tạm dừng việc xuất hàng để tiến hành kiểm kê hàng hoá tại thời điểm Quyết định giá bán lẻ có hiệu lực thi hành. Quy trình kiểm kê thực hiện theo quy định hiện hành của Công ty.
Công ty xăng dầu Bình Định thông báo quy trình xuất hàng mới qua hệ thống SAP tại Kho xăng dầu Quy Nhơn đế tất cả các đơn vị trong ngành và Quý khách hàng được biết.
Trân trọng